Flowchart Pengendalian Internal Pembelian

Prosedur flowchart pengendalian internal pembelian:

1.      Bagian pembelian membuat form order pembelian rangkap 4. Form pertama dipegang oleh bagian pembelian, form kedua diberikan kepada bagian keuangan, form ketiga diberikan oleh pemasok, dan form keempat diberikan oleh bagian penerimaan.

2.      Bagian keuangan menerima form order pembelian dari bagian pembelian dan melakukan pembayaran DP serta membuat bukti transfer pembayaran DP rangkap 2. Bukti transfer pembayaran DP pertama dipegang oleh bagian keuangan untuk mencatat bukti kas keluar, sedangkan bukti transfer pembayaran DP kedua diserahkan kepada pemasok.

3.      Pemasok menerima form order pembelian dari bagian pembelian dan melakukan proses pengiriman barang dengan membuat faktur pembelian dan daftar barang yang dibeli. Kedua dokumen tersebut lalu diserahkan kepada bagian penerimaan.

4.      Bagian penerimaan menerima form order pembelian untuk disimpan. Kemudian bagian penerimaan menerima faktur pembelian dan daftar barang yang dibeli dari pemasok. Setelah itu bagian penerimaan melakukan proses pencocokan atau memvalidasi daftar barang yang dibeli dengan faktur pembelian. Jika barang tidak sesuai, maka faktur pembelian dan daftar barang yang dibeli akan dikembalikan kepada pemasok. Setelah barang tersebut sesuai, bagian penerimaan membuat dokumen faktur pembelian yang sudah tervalidasi rangkap 2. Faktur pembelian tervalidasi rangkap pertama diberikan kepada bagian keuangan, sedangkan faktur pembelian tervalidasi rangkap kedua diberikan kepada bagian pembelian.

5.      Bagian keuangan menerima faktur pembelian tervalidasi dari bagian penerimaan. Setelah itu bagian keuangan melakukan proses pelunasan pembayaran dengan membuat bukti transfer pelunasan pembayaran rangkap 2. Bukti transfer pelunasan pembayaran pertama dipegang oleh bagian keuangan untuk mencatat bukti kas keluar dan menjadi bukti kas keluar pelunasan pembayaran. Bukti transfer pelunasan pembayaran kedua diserahkan kepada pemasok.

6.      Bagian keuangan membuat laporan keuangan dengan menggabungkan bukti kas keluar pembayaran DP dan bukti kas keluar pelunasan pembayaran. Setelah itu laporan keuangan diserahkan kepada pimpinan.

7.      Bagian pembelian membuat laporan pembelian berdasarkan faktur pembelian tervalidasi dan menyerahkan kepada pimpinan.

Pimpinan menerima laporan keuangan dan laporan pembelian. Setelah itu pimpinan melakukan pengecekan atau memvalidasi laporan pembelian dan laporan keuangan sehingga menghasilkan laporan pembelian tervalidasi dan laporan keuangan tervalidasi.